系統開發 「人力資源管理系統」(HRM) 如何提升業務效率 — 介紹篇

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普遍的人事部門都需要處理整個企業內的機密文件,如對外應徵者的履歷表、工作及學歷等各證明文件。對內員工個人資料及薪金處、假期、年資、晉升、培訓等處理,另外業務上的重要合約以及把文件內容儲存到資料庫以便翻查。處理海量的文書工作相當費時吃力,為日常運作帶來負面影響並影響工作效率。相反而言,一個有系統的`人力資源管理,不但能解決箇中問題,並可提升工作的流程流暢度。

什麼是HRM系統?

人力資源管理系統 (Human Resources Management System,HRM) 是人事方面的管理工作,活用系統學為企業人力資源管理進行分析、規劃及調整。目的提升其管理水平,令資源用得其所,提高工作效率。

HRM系統可集合多項科技並一併應用,一般以軟件即服務 (SaaS) 方式操,可通過手機app使用。通常具備的技術有:門禁系統 (Access Control)、人臉識別系統 (Facial Recognition)、文件管理系統 (DMS)、全球定位系統 (GPS)、光學字元辨識 (OCR) 等。

HRM五大優勢為企業帶來利益

兼容企業現存系統

人力資源管理系統不會與現存的系統有所排斥,以及出現數據無法轉換等問題。HRM不但可與其他系統整合,能協助將其資料及文件數碼化。因此若未來需系統時,無需再投入額外資金更換其他系統,亦方便員工盡快適應使用。

活用雲端科技

現今的雲端 (Cloud) 及軟件即服務(SaaS)的發展,可讓HRM系統只需安裝一次,可使員工輕鬆使用、管理以及升級等,也成為企業實行數碼轉型 (digital transformation)的重要一步。

提高靈活度及效率

任何公司都需要一套適合現今數碼化的管理模式,不但能製定未來人力資源管理系統的發展 。除了提供資源運用上的數據分析,及隨著公司發展作出相應的調整和升級,並減少二次開發的成本,從而節省支出。

許可權管理保障數據安全

最後,HRM系統可衍生不同權限 (access control),可根據不同的管理人員而給予相應的許可權。這分散式權限控制既可統一管理,又能明確分工,以保障機密文件資料的安全。

自20世紀60年代末,第一代人力資源管理系統發展至今,由最初員工薪酬計算,演變至現今的報表生成、數據分析、支出、預算管理及管理工作等的雲端系統。另外,系統更可收集、管理、分析及預計結果,通過信息及資料共享體現嶄新的系統版本。